Zoll & Paket: Zolldokumente im internationalen Versand

Inhalte dieser Seite: Dokumenten-Arten | Anbringung & Anzahl | Internationale Handelsrechnung | Proforma-Rechnung

Welche Dokumente für den Zoll sind einem international verschickten Paket beizulegen? Das sorgt immer wieder für Fragen und Verwirrung. Wir wollen das hier einmal ausführlich erklären.

Die erste grundsätzliche Unterscheidung ist:

1. Empfängeradresse des Pakets ist in einem EU-Land: dann müssen Sie dem Paket keine Zolldokumente beigelegen (sie können hier das Lesen hier aufhören).
2. Empfängeradresse ist außerhalb der EU: es sind Zoll-Dokumente beizulegen (bitte lesen Sie weiter)

Zolldokumente für den Paketversand

Alle Pakete in ein Land außerhalb der EU werden von den Zollbehörden des Empfängerlandes geprüft. Der Zoll will wissen, was im Paket enthalten ist. Er prüft, ob diese Inhalte überhaupt erlaubt sind die Einfuhr in das jeweilige Land und ob auf diese Paketinhalte eventuell Gebühren oder Steuern bei den Empfängern zu erheben sind. Damit das erfolgen kann, gibt es die Zolldokumente - verwirrenderweise aber mehrere verschiedene.

Die verschiedenen Zolldokumente

Zuerst einmal gibt es die so genannte Zollinhaltserklärung CN23 bzw. CN22, die von den Weltpostunternehmen zur Verfügung gestellt werden. Sie sind weltweit einheitlich und mit ihnen kann der Inhalt eines Pakets klar angegeben werden. CN23 ist dabei für internationale Pakete, CN22 für internationale Päckchen zu verwenden.

Für gewerblichen Versand von Unternehmen stellen diese an ihre internationalen Kundinnen und Kunden eine Rechnung für die Inhalte des Pakets aus. Diese Rechnung muss aber den Vorgaben einer internationalen Handelsrechnung entsprechen, damit sie vom Zoll anerkannt wird.

Und schließlich gibt es noch (sowohl im Privatversand als auch im gewerblichen Versand) die Proforma-Rechnung. Sie ist fast genauso aufgebaut wie die internationale Handelsrechnung, ist aber keine wirkliche Rechnung.

Die richtigen Zolldokumente für Ihr Paket

Versenden Sie privat an privat, dann gibt es zwei Zolldokumente, die für Sie beim Paketversand von Bedeutung sind: CN22/CN23 bzw. die Proforma-Rechnung. Welche davon sie verwenden müssen, hängt davon ab, welchem Paketdienst sie ihr Paket anvertrauen.

Wenn Sie mit einem Paketdienst verschicken, der Mitglied des Weltpostvereins ist (das ist in Deutschland DHL Paket bzw. die Deutsche Post oder auch die niederländische Post Spring/PostNL, etc.), dann benötigen Sie die Zollinhaltserklärung CN23 für Ihr Paket (bzw. CN22 für ein Päckchen).

Verschicken Sie aber mit einem anderen Paketdienst, der nicht Mitglied im Weltpostverein ist (also z.B. UPS, DHL Express, DPD, ...), dann müssen Sie Paketen privat-zu-privat als Zolldokument eine Proforma-Rechnung beilegen - also ein Dokument, das zwar aussieht wie eine Rechnung (inkl. des Werts der einzelnen Paketinhalte), aber eben nicht wirklich eine Rechnung ist, sondern nur ein Dokument für den Zoll.

Sind allerdings Ihre Pakete gewerblich, gibt es eine kleine Änderung zum bisher Gesagten: Sie müssen jetzt bei Paketdiensten, die Mitglied des Weltpostvereins sind, sowohl ein CN23-Formular als auch eine internationale Handelsrechnung beilegen. Bei den anderen Paketdiensten fällt das CN23 weg und die internationale Handelsrechnung ist ausreichend (die Proforma-Rechnung entfällt in diesem Fall ebenso).

Übersicht notwendiger Zolldokumente internationale Pakete

Zolldokumente: Aufwand sparen bei Buchung über Shiparound

Buchen Sie Ihr Paket bei Shiparound ist es ganz einfach für Sie: sie geben nämlich die Inhalte Ihres Pakets und deren jeweiligen Wert online bei der Buchung mit ein (oder übermitteln uns diese bei gewerblichem Versand gerne auch über eine IT-Schnittstelle). Mit diesen Daten erstellt Shiparound automatisch immer das richtige Formular für Sie - sie müssen sich um die oben aufgeführten Unterschiede gar nicht selbst kümmern. Und die fertig ausgefüllten Formulare zum Anbringen am Paket erhalten sie ganz einfach als PDF zum Ausdrucken.

Zolldokumente richtig anbringen am Paket

Die Zolldokumente sollten immer außen am Paket angebracht werden, so dass sie gut erkenntlich sind und vom Zollmitarbeiter leicht entnommen werden können - sie wollen diese ja nicht unnötig verärgern und es wäre ärgerlich, wenn das Paket beim Zoll extra aufgerissen werden müsste, weil die Dokumente nicht außen angebracht sind.

Ideal sind natürlich außen auf das Paket aufgeklebte, wiederverschließbare Dokumententaschen, die auch klar als solche gekennzeichnet und erkennbar sind.

Anzahl der Ausfertigungen (Zollformulare am Paket)

Leider haben sich die Zollbehörden dieser Welt nicht darauf geeinigt, wie viele Kopien der Zolldokumeten sie benötigen. Es gibt Länder, bei denen ein einzelnes Exemplar ausreicht, andere benötige zwei, drei oder gar vier Ausfertigungen.

In den meisten Ländern reichen drei Ausfertigungen (oder weniger). Vier Exemplare werden nur in einige, eher seltenere Zielländer benötigt, z.B. in viele karibische Länder, in den Kongo, nach Mosambik, den Tschad oder Venezuela.

Daher empfehlen wir, Paketen immer mindestens drei exakt gleiche Exemplare der Zolldokumente beizulegen - dann sind sie in fast allen Ländern auf der sicheren Seite.

Die Internationale Handelsrechnung

Die Internationale Handelsrechnung dient dazu, Zollbehörden und Versanddienstleistern die korrekte Klassifizierung und Verarbeitung der Sendung zu ermöglichen. Sie ist ein wichtiger Bestandteil für die Zollabfertigung und die Festlegung von Einfuhrzöllen und -abgaben. Die genaue und ordnungsgemäße Erstellung der Internationalen Handelsrechnung ist entscheidend, um einen reibungslosen internationalen Paketversand sicherzustellen (ansonsten können durch den Zoll Verzögerungen in der Paketzustellung resultieren).

Die Inhalt einer Internationalen Handelsrechnung sind vorgeschrieben. Sie muss unbedingt enthalten:

• Die Vertragsparteien, also Käufer und Verkäufer (Absender und Empfänger des Pakets). Jeweils
  • korrekter Namen
  • vollständige und korrekte Anschrift
  • Die Angabe von Telefonnummern ist nicht verpflichtend, aber empfehlenswert.
• EORI des Absenders
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Absenders
• Beschreibung des Sendungsinhalts so exakt und detailliert wie möglich.
  Das heißt für jedes einzelne Gut im Paket
  • Anzahl und Maßeinheit (z.B. Stück, kg, ...)
  • Exakte Warenbeschreibung
    Detaillierte Bezeichnung und Beschreibung. Hilfsfragen, zu denen die Beschreibung Informationen enthalten sollte: Was ist es? Aus welchen Materialien ist es? Für was wird es verwendet?
  • Zollwarennummer
  • Herkunftsland
  • Wert pro Einheit (pro Stück, pro kg, ...)
  • Gesamtwert
• Fracht- und Versicherungskosten
• Lieferbedingungen (so genannte Incoterms) und Zahlungsbedingungen
• Aktuelles Datum und Unterschrift

Gerade bei der Beschreibung des Sendungsinhalts werden oft Fehler gemacht. Geben Sie hier nicht nur "Kleidung" an (zu allgemein), sondern ganz konkret "Herren-Hose aus Baumwolle", nicht nur "Spielzeug", sondern "Holz-Eisenbahn für Kinder als Spielzeug", etc.

Von einer solchen Internationalen Handelsrechnung als Warenbegleitpapier sollten dem Paket im Regelfall drei Exempare beigelegt werden. Idealerweise erfolgt dies außen am Paket in einer leicht öffenbaren Dokumententasche.

Die Proforma-Rechnung im Paketversand

Versenden Sie privat oder auch gewerblich nicht zu bezahlende (kostenlose) Waren, so benötigen Sie eine Proforma-Rechnung als Zolldokument (zumindest sofern sie mit einem anderen Paketdienst als DHL Paket versenden; dort benötigen Sie die Zollinhaltserklärung CN22/CN23). 

Im Gegensatz zu einer endgültigen, buchhalterischen Rechnung (z.B. der internationalen Handelsrechung) hat die Proforma-Rechnung keinen rechtlichen Status im Sinne einer Zahlungsaufforderung. Sie wird nicht buchhalterisch verbucht und dient hauptsächlich Informationszwecken, im internationalen Paketversand insbesondere als Zolldokument als Beleg für den Wert der Sendung bzw. der Paketinhalte. Auf ihrer Basis wird geprüft, ob die Inhalte des Pakets für einen Import im Empfängerland zulässig sind und welche Zollgebühren eventuell für den Empfänger festgesetzt werden.

Aufbau und Inhalte einer Proforma-Rechnung

Aufgebaut ist eine Proforma-Rechnung praktisch genauso wie eine normale Rechnung. Wichtig ist allerdings, dass sie statt dem Wort "Rechnung" das Wort "Proforma-Rechnung" im Rechnungskopf stehen hat und sie keine Zahlungsaufforderung enthalten darf.

Die Proforma-Rechnung muss für den Zoll also Absender- und Empfängerangaben enthalten (jeweils Name, Adresse),ein Datum und insbesondere eine vollständige Aufstellung aller Paketinhalte. Letzteres sollte jeweils die Anzahl, eine Bezeichnung, die Zollwarennummer, den Einzelwert (pro Stück) und den Gesamtwert (also Anzahl mal Einzelwert) aufführen. Außerdem müssen alle Lieferkosten (insbesondere auch die Versandkosten des Pakets) mit aufgeführt sein.

Wichtig: die Bezeichnung des jeweiligen Inhaltes muss so exakt wie möglich sein. Also nicht einfach nur "Kleidung" )(das ist für den Zoll nicht ausreichend), sondern genauer z.B. "Herrenhose aus Baumwolle" oder "Jeanshemd", etc.